Panduan Staf Administrasi
Administrasi adalah tulang punggung dokumentasi dan koordinasi OSCE. Anda mengelola semua dokumen, registrasi, distribusi perlengkapan, dan pelaporan resmi kepada KOC dan KPS.
Fungsi Utama Administrasi
- Penyiapan & penggandaan semua dokumen OSCE
- Registrasi dan verifikasi kehadiran kandidat & penguji
- Distribusi perlengkapan ke semua tim (HT, nametag, daftar)
- Pencatatan absensi dan berita acara per sesi
- Pengarsipan dokumen dan pelaporan hasil
- Pusat informasi dan koordinasi panitia
- Pengiriman nilai CBS (koordinasi dengan IT) ke KPS
Tim Administrasi
| Posisi | Tugas Spesifik |
|---|---|
| Koordinator Admin | Supervisi keseluruhan, laporan ke KOC/KPS |
| Admin Registrasi | Absensi kandidat & penguji tiap sesi |
| Admin Dokumen | Penggandaan, distribusi, pengarsipan dokumen |
| Admin Logistik | HT, nametag, ATK, distribusi perlengkapan |
Ringkasan Sesi & Pembagian Kandidat
| Sesi | Kandidat | Hari | Waktu (estimasi) |
|---|---|---|---|
| Sesi 1 | No. 1–10 | Hari 1 (12 Juni) | 08.15–10.15 |
| Sesi 2 | No. 11–20 | Hari 1 | 11.00–13.00 |
| Sesi 3 | No. 21–30 | Hari 2 (13 Juni) | 08.15–10.15 |
| Sesi 4 | No. 31–40 | Hari 2 | 11.00–13.00 |
| Sesi 5 | No. 41–51 | Hari 3 (14 Juni) | 08.15–10.45 |
* Jadwal dapat disesuaikan sesuai keputusan KOC. Sesi 5 memiliki 11 kandidat.
Tugas & Wewenang Administrasi
Tugas Per Fase
Pra-OSCE
Hari-H
Pasca-OSCE
- Kompilasi daftar kandidat final (nama, NIM, nomor peserta 1–51)
- Buat dan cetak daftar hadir per sesi (10 kandidat per lembar)
- Gandakan dokumen: panduan penguji, lembar skenario, form berita acara
- Siapkan nametag: kandidat (nomor 1–51) dan penguji (per station)
- Siapkan HT: cek baterai, tandai kanal per fungsi, buat label
- Cetak denah ruang dan distribusi kandidat per sesi
- Buat surat tugas/SK untuk penguji dan panitia (koordinasi KPS)
- Siapkan form berita acara per sesi (5 form)
- Siapkan form laporan insiden (blank)
- Stempel dokumen resmi yang diperlukan
- Registrasi kehadiran kandidat dan penguji tiap sesi
- Distribusi nametag, daftar kandidat ke Petugas Ruang
- Distribusi HT ke semua tim yang membutuhkan
- Catat setiap insiden yang dilaporkan oleh KOC
- Kelola dokumen masuk (berita acara, laporan insiden)
- Komunikasikan informasi dari KOC ke tim terkait
- Arsipkan daftar hadir yang sudah ditandatangani per sesi
- Siapkan dokumen untuk sesi berikutnya (cetak jika kurang)
- Rekap absensi total: siapa hadir, absen, terlambat
- Arsipkan semua berita acara dan laporan insiden
- Koordinasi dengan IT Lokal untuk rekap nilai CBS
- Susun laporan pelaksanaan OSCE untuk KPS
- Kirimkan nilai kepada tim penentu kelulusan
- Arsipkan semua dokumen sesuai sistem kearsipan prodi
- Buat berita acara akhir pelaksanaan OSCE
Daftar Dokumen OSCE
📄
Semua dokumen di bawah ini harus disiapkan sebelum hari-H. Dokumen berlabel RAHASIA hanya boleh dipegang KOC, KPS, dan Penguji terkait.
📋 Daftar Hadir Kandidat Per Sesi
5 lembar (1 per sesi) berisi: nama lengkap, NIM, nomor peserta, kolom tanda tangan, kolom keterangan (hadir/tidak/terlambat). Simpan salinan di arsip panitia.
📋 Daftar Hadir Penguji Per Sesi
5 lembar berisi nama penguji, station yang diampu, tanda tangan hadir. Penguji tanda tangan sebelum briefing sesi dimulai.
🔒 Soal/Skenario Station (RAHASIA)
Dipegang KOC dan dibagikan ke Penguji hanya saat briefing penguji. Tidak boleh difotokopi atau dibawa keluar area panitia. Kembali ke KOC setelah sesi selesai.
📝 Panduan Penguji Per Station
9 eksemplar (1 per station aktif) + 2 cadangan. Berisi skenario, rubrik penilaian, petunjuk teknis per station. Dibagikan saat briefing penguji, dikumpulkan kembali setelah ujian.
📝 Berita Acara Pelaksanaan Sesi
5 form (1 per sesi) berisi: waktu mulai-selesai, jumlah kandidat hadir, insiden (jika ada), tanda tangan KOC dan wakil penguji. Arsipkan setelah ditandatangani.
🚨 Form Laporan Insiden
Form blank untuk mencatat insiden tak terduga (kandidat sakit, kecurangan, teknis gagal, dsb.). Isi saat kejadian, lampirkan ke berita acara sesi.
🪪 Nametag Kandidat & Penguji
Nametag kandidat: nomor peserta + nama (51 buah). Nametag penguji: nama + station (9 aktif + 2 siaga). Nametag panitia: nama + jabatan (untuk semua komponen pelaksana).
📊 Rekap Nilai Akhir CBS
Diperoleh dari IT Lokal setelah semua sesi selesai. Admin merekap dan menyerahkan ke KPS untuk pengolahan kelulusan. Dokumen ini bersifat RAHASIA.
Prosedur Registrasi Kandidat
Alur Registrasi Per Sesi
T-45 menit sebelum sesi
Siapkan Meja Registrasi
Letakkan daftar hadir sesi, nametag kandidat per sesi, pena, dan panduan singkat untuk kandidat di meja registrasi pintu masuk.
T-30 menit
Kandidat Datang – Verifikasi Identitas
Minta KTM/KTP. Cocokan dengan daftar hadir. Jika sesuai → tanda tangan daftar hadir → terima nametag → arahkan ke Petugas Ruang untuk karantina.
T-15 menit
Registrasi Penguji
Penguji tanda tangan daftar hadir penguji. Terima nametag station. Arahkan ke ruang briefing penguji. Pastikan semua 9 penguji aktif hadir sebelum sesi.
T-10 menit
Verifikasi Kelengkapan
Hitung jumlah kandidat yang hadir. Jika ada yang absen, lapor ke KOC. Jika ada kandidat terlambat, catat dan minta instruksi KOC sebelum diizinkan masuk karantina.
Setelah Sesi
Pengarsipan Daftar Hadir
Kumpulkan daftar hadir yang sudah ditandatangani. Tambahkan catatan jika ada ketidakhadiran atau keterlambatan. Simpan dalam folder per sesi.
Penanganan Kandidat Bermasalah
| Situasi | Tindakan Admin | Keputusan Final |
|---|---|---|
| Terlambat (< 15 menit) | Catat waktu datang. Lapor KOC. Tunggu instruksi. | KOC |
| Terlambat (> 15 menit) | Catat, lapor KOC dan KPS. Jangan izinkan masuk tanpa keputusan KPS. | KPS |
| Tidak membawa identitas | Tahan di luar, lapor KOC. Upayakan verifikasi alternatif (foto di HP petugas panitia). | KOC → KPS |
| Nama tidak ada di daftar | Cek ulang daftar sesi lain. Jangan langsung tolak. Lapor KOC segera. | KOC |
| Kandidat tidak hadir | Catat sebagai tidak hadir. Lapor ke KOC. Cek apakah ada sesi susulan. | KPS |
Distribusi Logistik & Perlengkapan
Perlengkapan yang Dikelola Admin
| Item | Jumlah | Distribusi Ke | Waktu Distribusi |
|---|---|---|---|
| HT (Handy Talky) | 8–10 unit | KOC, IT Lokal, Petugas Ruang, PJ Sarpras, PJ Alba | Pagi hari setiap hari |
| Nametag kandidat | 51 + cadangan | Meja registrasi per sesi | Tiap sesi (ambil sesuai sesi) |
| Nametag penguji | 9 aktif + 2 siaga | Meja registrasi penguji | Tiap sesi |
| Nametag panitia | Sesuai jumlah panitia | Per individu panitia | H-1 atau pagi hari pertama |
| Daftar hadir kandidat | 5 lembar (per sesi) | Meja registrasi → arsip | Tiap sesi |
| Daftar hadir penguji | 5 lembar (per sesi) | Meja registrasi penguji | Tiap sesi |
| ATK (pena, staples, dll.) | Sesuai kebutuhan | Meja panitia, meja registrasi | H-1 |
| Map/folder dokumen | 10+ | Per sesi + per tim | H-1 |
Prosedur Pengembalian Perlengkapan
- HT dikembalikan ke meja admin di akhir setiap hari. Dicek baterai, disimpan dalam charger.
- Nametag kandidat dan penguji dikumpulkan kembali setelah tiap sesi. Simpan untuk hari berikutnya jika masih digunakan.
- Daftar hadir yang sudah ditandatangani TIDAK boleh dikembalikan — langsung diarsipkan.
- Panduan penguji dikumpulkan oleh Petugas Ruang Penguji dan diserahkan ke Admin setelah tiap sesi.
Jadwal Staf Administrasi Hari-H
⏰ 06.30 – 07.00
Siapkan meja administrasi: tata dokumen per sesi, persiapkan HT, nametag, dan ATK. Pastikan printer berfungsi (untuk cetak mendadak jika diperlukan).
🔧 07.00 – 07.30
Distribusi HT ke semua tim. Briefing singkat dengan Petugas Ruang tentang daftar kandidat Sesi 1. Siapkan meja registrasi di pintu masuk.
🚪 07.30 – 08.00
Registrasi kandidat Sesi 1 (10 kandidat). Registrasi penguji (9 aktif + 2 siaga). Catat ketidakhadiran. Lapor ke KOC jika ada masalah.
📢 08.00 – 08.15
Semua kandidat dan penguji di posisi. Admin standby di meja untuk koordinasi informasi. Siapkan form berita acara Sesi 1.
🔔 08.15 – 10.15
Sesi 1 berlangsung. Admin di meja: catat waktu mulai di berita acara. Siapkan daftar Sesi 2. Respon pertanyaan dari tim via HT.
📝 10.15
Catat waktu selesai Sesi 1. Minta tanda tangan KOC dan wakil penguji di berita acara Sesi 1. Arsipkan daftar hadir. Siapkan daftar Sesi 2.
🚪 10.30 – 11.00
Registrasi kandidat Sesi 2. (dst. mengikuti pola yang sama untuk setiap sesi)
🏁 Akhir Hari
Kumpulkan semua HT, arsipkan dokumen hari ini, rekap kehadiran total, buat laporan singkat ke KOC/KPS tentang pelaksanaan hari ini.
Berita Acara & Pelaporan
Isi Berita Acara Per Sesi
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Hari/Tanggal | Tanggal pelaksanaan sesi tersebut |
| Sesi ke- | Nomor sesi (1–5) |
| Waktu Mulai | Jam bel pertama berbunyi |
| Waktu Selesai | Jam bel sesi selesai berbunyi |
| Jumlah Kandidat Hadir | Dari daftar hadir (angka) |
| Jumlah Kandidat Tidak Hadir | Nama + alasan jika diketahui |
| Penguji yang Bertugas | Nama penguji + station |
| Insiden (jika ada) | Deskripsi singkat + tindakan yang diambil |
| Catatan KOC | Diisi langsung oleh KOC |
| Tanda Tangan | KOC + perwakilan penguji + Admin |
Laporan Akhir Pelaksanaan
📊
Laporan akhir diserahkan ke KPS maksimal 2 hari setelah OSCE selesai. Koordinasikan dengan KOC untuk kelengkapan data.
- Rekap total kehadiran kandidat (51 orang – siapa hadir, siapa tidak)
- Rekap kehadiran penguji per sesi
- Daftar insiden yang terjadi selama 3 hari pelaksanaan
- Berita acara 5 sesi (asli, sudah ditandatangani)
- Rekap nilai CBS dari IT Lokal (dalam amplop tersegel jika diminta KPS)
- Catatan rekomendasi untuk perbaikan OSCE berikutnya
Checklist Administrasi
Progress Checklist
0 dari 0 item selesai
📋 Pra-OSCE (H-7 s/d H-1)
🌅 Pagi Hari-H (Tiap Hari)
✍️ Per Sesi
🏁 Akhir Hari & Pasca-OSCE