Aplikasi Standar Manajemen Farmasi di Rumah Sakit
Dokumentasi terintegrasi untuk regulasi, pengelolaan, manajemen risiko, serta pelaporan-pengawasan berbasis PMK 72/2016 dan juknis.
Konfigurasi Dokumen
Pengaturan identitas institusi, logo, dan preferensi export PDF.
Konfigurasi Institusi dan Identitas Dokumen
Reset Semua Data akan menghapus seluruh catatan dokumen, checklist, konfigurasi, dan preferensi PDF yang tersimpan di browser ini.
Catatan: gunakan URL logo yang dapat diakses langsung agar logo tampil pada export PDF.
Lampiran Referensi Operasional
Paket referensi terpadu untuk monitoring, evaluasi, dan bukti audit pengelolaan farmasi rumah sakit.
Ringkasan Paket Lampiran
KPI Operasional
Rumus Indikator
Threshold Eskalasi
Matriks Dokumen Modul
Checklist Kesiapan Audit
Gunakan lampiran ini sebagai baseline pelaporan periodik IFRS. Setiap indikator harus punya data sumber, PIC, dan jejak tindak lanjut yang tervalidasi.
Indikator Kinerja, Rumus, dan Target
| Indikator | Rumus | Target | Frekuensi | Sumber Data | PIC Utama |
|---|---|---|---|---|---|
| Stockout | (Jumlah item stockout / total item esensial) x 100% | <= 5% | Mingguan/Bulanan | Laporan stok, kartu stok | Koordinator Gudang |
| Overstock | (Jumlah item di atas level maksimum / total item) x 100% | <= 10% | Bulanan | Rekap persediaan, min-max level | Tim Pengendalian |
| Stok Mati | (Jumlah item tanpa pergerakan >= 3 bulan / total item) x 100% | <= 5% | Bulanan | Kartu stok, histori mutasi | Admin Logistik |
| Kepatuhan FEFO/FIFO | (Jumlah item sesuai FEFO/FIFO / total item diaudit) x 100% | >= 95% | Mingguan | Checklist audit penyimpanan | Supervisor Penyimpanan |
| Ketepatan Lead Time | (Jumlah pengadaan sesuai SLA / total pengadaan) x 100% | >= 90% | Bulanan | PO, SPK, bukti terima | Koordinator Pengadaan |
| Ketuntasan Administrasi | (Dokumen valid dan lengkap / total dokumen transaksi) x 100% | >= 95% | Mingguan/Bulanan | Audit administrasi IFRS | Admin IFRS |
Threshold Eskalasi dan Tindakan Cepat
| Indikator | Status | Ambang | Tindakan | Waktu Respon |
|---|---|---|---|---|
| Stockout | Waspada | > 5% sampai 10% | Review reorder point, validasi permintaan prioritas | Maksimal 2x24 jam |
| Stockout | Kritis | > 10% | Eskalasi ke manajemen, aktifkan vendor cadangan | Maksimal 1x24 jam |
| Overstock | Waspada | > 10% sampai 15% | Hold order item lambat, mulai redistribusi internal | 3 hari kerja |
| Overstock | Kritis | > 15% | Revisi min-max, pembatasan pengadaan, disposal plan | 2 hari kerja |
| FEFO/FIFO | Kritis | < 90% | Audit ulang per shift dan coaching langsung petugas | 1 minggu |
| Ketuntasan Administrasi | Kritis | < 90% | Rekonsiliasi menyeluruh + verifikasi supervisor | 5 hari kerja |
Matriks Lampiran Per Modul
| Modul | Lampiran Inti | Bukti Output Minimal | Frekuensi |
|---|---|---|---|
| Regulasi | Daftar kebijakan, pedoman, SPO aktif | Log versi dokumen + bukti sosialisasi | Triwulan |
| Pemilihan | Notulen KFT, kajian item, acuan formularium | Daftar item disetujui/ditunda + alasan | Periode perencanaan |
| Perencanaan | Proyeksi kebutuhan, data konsumsi, kalkulasi gap | Rencana pengadaan periodik + justifikasi | Bulanan/Triwulan |
| Pengadaan | PO/SPK, evaluasi vendor, monitoring lead time | Rekap ketepatan SLA vendor | Setiap transaksi |
| Penerimaan | BAST, checklist mutu, log karantina | BA ketidaksesuaian + status penyelesaian | Setiap penerimaan |
| Penyimpanan | Log suhu, kartu stok, audit FEFO/FIFO | Rekap deviasi + tindakan korektif | Harian/Bulanan |
| Pendistribusian | Bukti distribusi, retur, SLA kirim | Rekap ketepatan waktu distribusi | Harian |
| Pemusnahan dan Penarikan | BA recall/pemusnahan, daftar item terdampak | Status closure kasus recall/pemusnahan | Sesuai kejadian |
| Pengendalian | Dataset indikator stockout/overstock/stok mati | Dashboard indikator + rencana koreksi | Mingguan/Bulanan |
| Administrasi | Mutasi stok, rekonsiliasi, arsip transaksi | Laporan ketuntasan administrasi | Mingguan/Bulanan |
| Manajemen Risiko | Risk register, skor, mitigasi, bukti monitoring | Daftar risiko prioritas + progres mitigasi | Bulanan |
| Pelaporan, Pembinaan, dan Pengawasan | Laporan mutu, materi pembinaan, hasil pengawasan | Status closure temuan lintas unit | Bulanan/Triwulan |
Checklist Kesiapan Audit
- Definisi indikator, rumus, target, dan ambang eskalasi ditetapkan tertulis dan disepakati lintas unit.
- Sumber data konsisten antar periode agar analisis tren valid.
- Setiap temuan memiliki PIC, batas waktu, dan bukti closure.
- Semua lampiran modul tersimpan dengan penamaan file seragam dan mudah telusur.
- Rapat evaluasi rutin menghasilkan keputusan tindak lanjut yang terdokumentasi.
Panduan Penggunaan Aplikasi
Panduan lengkap penggunaan aplikasi dokumentasi manajemen farmasi RS dari awal sampai pelaporan akhir.
Tentang Aplikasi
Aplikasi ini merupakan prototype untuk mendukung pendidikan dan praktik pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit.
Pengembang: Dr.apt. Syuhada, M.Farm.
Email: syuhada@esaunggul.ac.id
Disclaimer: Sistem dan alur pengelolaan perbekalan farmasi dapat berbeda antar instansi, sehingga implementasi aplikasi perlu disesuaikan dengan kebijakan internal, struktur organisasi, dan regulasi yang berlaku di masing-masing rumah sakit.
1) Persiapan Awal
- Buka menu Konfigurasi Dokumen, isi nama RS, nama institusi pendamping, dan nama petugas.
- Isi URL logo RS dan institusi dengan link langsung ke file gambar (.png/.jpg).
- Atur judul PDF, subjudul, ukuran logo, serta opsi tampilkan nama petugas/acuan juknis.
- Klik Simpan Konfigurasi sebelum mulai mengisi modul.
2) Alur Kerja Harian yang Disarankan
- Pilih modul di menu kiri sesuai proses kerja yang sedang dievaluasi.
- Centang Checklist Praktik untuk menandai tahapan yang telah dilaksanakan.
- Gunakan tombol Buat Template Otomatis jika butuh draft awal pengisian.
- Lengkapi Form Isian Dokumen, termasuk kolom Objek (item/proses/dokumen) secara spesifik.
- Isi temuan manajerial dan rencana tindak lanjut yang jelas, terukur, dan punya target waktu.
- Klik Simpan Catatan untuk memasukkan data ke register modul.
3) Aturan Mutu Pengisian
- Gunakan tanggal kegiatan sesuai kejadian nyata di unit.
- Kode Dokumen/Unit Audit harus unik agar mudah ditelusuri saat audit.
- Temuan harus berbasis bukti (dokumen, data stok, hasil monitoring, atau notulen).
- Rekomendasi ditulis dalam format tindakan, PIC, dan target waktu.
- Perbarui status dokumen saat ada tindak lanjut (Diajukan, Diterima, Ditindaklanjuti).
4) Mengelola Register Dokumen
- Setiap modul memiliki Register Dokumen pada bagian bawah panel modul.
- Gunakan fitur Edit untuk revisi data tanpa membuat dokumen baru.
- Gunakan Batal Edit jika ingin membatalkan mode perubahan.
- Gunakan Hapus Riwayat hanya jika seluruh log modul memang harus direset.
- Lakukan pengecekan berkala agar tidak ada duplikasi dokumen.
5) Export dan Backup Data
- Simpan File JSON Kerja: untuk backup penuh seluruh data aplikasi.
- Upload File JSON Kerja: untuk restore data dari backup sebelumnya.
- Export CSV Rekap Semua Modul: untuk analisis cepat di Excel/BI.
- Export PDF Rekap Semua Modul: untuk laporan naratif lintas modul.
- Export PDF Modul: untuk laporan per modul saja.
- Export PDF Lampiran Referensi: untuk lampiran KPI, threshold, dan matriks audit.
6) Alur Rapat Evaluasi Bulanan
- Tarik data dari seluruh modul pada akhir periode.
- Tinjau indikator kritis: stockout, overstock, stok mati, dan risiko tinggi.
- Tetapkan prioritas masalah dengan dampak terbesar pada mutu layanan.
- Susun rencana aksi lintas unit dan tetapkan PIC serta due date.
- Dokumentasikan progres closure pada modul Pelaporan, Pembinaan, dan Pengawasan.
Pemetaan Modul dan Kapan Digunakan
| Modul | Kapan Diisi | Output Minimal |
|---|---|---|
| Regulasi | Saat review dokumen kebijakan/SPO | Daftar dokumen aktif dan bukti sosialisasi |
| Pemilihan | Saat rapat KFT atau evaluasi item | Hasil kajian item disetujui/ditunda |
| Perencanaan | Awal periode pengadaan | Perhitungan kebutuhan dan gap stok |
| Pengadaan | Setiap proses pemesanan | Monitoring vendor, SLA, dan kesesuaian barang |
| Penerimaan | Saat barang datang | Hasil verifikasi mutu-jumlah dan BA ketidaksesuaian |
| Penyimpanan | Harian/mingguan/bulanan | Kontrol suhu, FEFO/FIFO, dan stok opname |
| Pendistribusian | Setiap layanan distribusi ke unit | Ketepatan waktu dan catatan retur |
| Pemusnahan dan Penarikan | Sesuai kejadian expired/rusak/recall | Berita acara dan status closure penarikan |
| Pengendalian | Monitoring stok periodik | Indikator stockout, overstock, stok mati |
| Administrasi | Rekonsiliasi mingguan/bulanan | Kelengkapan dokumen dan audit trail |
| Manajemen Risiko | Saat identifikasi risiko proses | Risk register, skor, mitigasi, status |
| Pelaporan, Pembinaan, dan Pengawasan | Akhir periode evaluasi | Laporan hasil, pembinaan, dan closure temuan |
Troubleshooting Cepat
- Logo tidak muncul di PDF: gunakan URL langsung gambar; jika dari cloud drive, gunakan link direct download/public image.
- Data hilang setelah browser ditutup: lakukan backup rutin dengan Simpan File JSON Kerja.
- Tidak bisa upload JSON: pastikan file berasal dari aplikasi ini dan formatnya valid JSON.
- Nilai risiko tidak berubah: cek input Kemungkinan dan Dampak terisi angka 1-5.
- Register terlalu banyak: gunakan Export CSV/PDF untuk arsip periodik dan lanjutkan pencatatan periode baru.