Panduan PJ Sarana Prasarana
Anda bertanggung jawab atas kesiapan, kelengkapan, dan kerapian seluruh ruang OSCE — dari station ujian hingga ruang karantina, ruang penguji, dan area panitia.
Tanggung Jawab Utama
- Setup semua ruang OSCE (station, karantina, penguji, panitia)
- Memastikan tata letak sesuai standar per station
- Koordinasi dengan PJ Alba (alat bahan) dan IT Lokal
- Reset/penataan ulang ruang antar sesi
- Pengelolaan toilet, pencahayaan, AC/kipas
- Pengadaan meja, kursi, papan nama station
- Pemeliharaan kebersihan area umum (koordinasi dengan Petugas Kebersihan)
Ruang yang Dikelola
| Ruang | Jumlah |
|---|---|
| Station Ujian (St.1–10) | 10 ruang |
| Ruang Karantina | 1–2 ruang |
| Ruang Briefing Penguji | 1 ruang |
| Ruang Panitia/KOC | 1 ruang |
| Ruang Post-Sesi | 1 ruang |
| Koridor Jalur Rotasi | 1 jalur |
| Toilet Kandidat & Penguji | Terpisah |
Tugas & Wewenang PJ Sarpras
Tugas Spesifik Per Fase
| Fase | Tugas | Output |
|---|---|---|
| H-3 s/d H-2 | Survei ruang, identifikasi kebutuhan furnitur tambahan, koordinasi dengan pihak gedung/kampus | Daftar kebutuhan terverifikasi |
| H-1 | Setup lengkap semua station, pemasangan papan nama, uji coba tata letak, koordinasi IT untuk posisi laptop CBS | Semua ruang siap 100% |
| Hari-H Pagi | Verifikasi final semua ruang sebelum sesi pertama, siapkan ruang karantina, pastikan AC/pencahayaan berfungsi | Laporan siap ke KOC sebelum 07.30 |
| Antar Sesi | Koordinasi reset ruang bersama PJ Alba dan Kebersihan, pastikan semua siap sebelum sesi berikutnya | Ruang siap dalam 30–45 menit |
| Akhir Hari | Pengamanan ruang, laporan kondisi ruang, identifikasi kerusakan/kekurangan untuk hari berikutnya | Laporan harian ke KOC |
Wewenang PJ Sarpras
ℹ️
PJ Sarpras berwenang mengatur tata letak ruang sesuai kebutuhan OSCE. Keputusan yang berdampak pada jadwal (misal: ruang belum siap) harus dikomunikasikan ke KOC segera.
✅ Berwenang:
- Mengatur posisi meja, kursi, papan
- Meminta bantuan Petugas Kebersihan
- Menghubungi pihak gedung untuk fasilitas
- Mengalokasikan ruang cadangan
- Reset ruang antar sesi
❌ Tidak Berwenang:
- Mengubah jadwal atau urutan sesi
- Mengizinkan/melarang kandidat masuk tanpa koordinasi Petugas Ruang
- Memindahkan perangkat IT tanpa koordinasi IT Lokal
- Membuat keputusan tentang soal ujian
Inventaris Sarana Per Ruang
📦
Daftar ini adalah standar minimum. Koordinasikan dengan PJ Alba untuk alat/bahan spesifik per station. Inventaris fisik wajib dilakukan H-1 dan akhir setiap hari.
Station Ujian (Tiap Station, x10)
| Item | Jumlah | Keterangan |
|---|---|---|
| Meja kandidat | 1 | Sesuai kebutuhan skenario |
| Kursi kandidat | 1–2 | 1 utama + 1 cadangan (untuk PS/obyek) |
| Meja penguji | 1 | Di sudut, tidak menghalangi kandidat |
| Kursi penguji | 1 | Posisi menghadap area kerja kandidat |
| Papan nama station | 1 | Terpasang di pintu/dinding |
| Nomor station besar | 1 | Terlihat dari jalur rotasi |
| Laptop CBS | 1 | Dikelola IT Lokal |
| Meja alat/bahan | 1 | Sesuai kebutuhan skenario |
| Tempat sampah kecil | 1 | Untuk limbah non-medis |
| Tissue/handuk kertas | 1 pak | Diganti per sesi jika habis |
| Hand sanitizer | 1 | Di meja atau dinding |
| Pencahayaan | Cukup | Minimal 300 lux; sediakan lampu tambahan jika kurang |
Ruang Karantina
| Item | Jumlah |
|---|---|
| Kursi kandidat (bernomor) | 10–12 |
| Meja petugas | 1 |
| Kotak HP berlabel | 1 set/sesi |
| Air minum (botol) | 10+/sesi |
| Tempat sampah | 1 |
| AC/kipas | Berfungsi |
| Tanda "KARANTINA AKTIF" | 1 (di pintu) |
| Daftar hadir kandidat | 1 lembar/sesi |
Ruang Briefing Penguji
| Item | Jumlah |
|---|---|
| Kursi penguji | 12 (9 aktif + siaga) |
| Meja panjang | 1–2 |
| Proyektor/layar (opsional) | 1 jika tersedia |
| Air minum | 12+ botol |
| Snack ringan | 1 set/sesi |
| Nametag station penguji | 9 aktif |
| Panduan penguji cetak | 9–11 eks |
| AC/kipas | Berfungsi |
Ruang Panitia & Post-Sesi
Ruang Panitia/KOC:
- Meja KOC (1), Meja Admin (1–2)
- Kursi panitia (10+)
- Printer + kertas A4 (cadangan dokumen)
- Papan tulis/whiteboard
- Charger HT + HT cadangan
- Konsumsi panitia
Ruang Post-Sesi:
- Kursi (10–12 per sesi)
- Meja petugas untuk pengembalian HP
- Air minum (kandidat setelah ujian)
- Terpisah secara fisik dari karantina
- Tanda "POST-UJIAN – DILARANG KONTAK"
Prosedur Setup H-2 / H-1
Timeline Setup
H-3 (Survei Awal)
Survei Ruang & Identifikasi Kebutuhan
Kunjungi semua ruang yang akan digunakan. Catat dimensi, posisi colokan listrik, kondisi AC, pencahayaan. Identifikasi kekurangan furnitur/fasilitas. Koordinasikan dengan pihak gedung untuk reservasi ruang.
H-2
Pengadaan Tambahan & Koordinasi
Angkut/pinjam furnitur tambahan. Koordinasi dengan IT Lokal tentang posisi laptop CBS dan kebutuhan daya. Koordinasi dengan PJ Alba tentang meja alat/bahan per station.
H-1 (Pagi)
Setup Station Ujian
Atur meja-kursi di tiap station. Pasang papan nama station di pintu dan di dalam ruang. Pastikan arah hadap meja kandidat sesuai (tidak menghadap ke pintu agar tidak melihat kandidat lain).
H-1 (Siang)
Setup Ruang Penunjang
Atur ruang karantina (kursi bernomor 1–10). Setup ruang briefing penguji. Atur ruang post-sesi. Pasang semua tanda dan label ruang di koridor.
H-1 (Sore/Briefing)
Cek Final & Gladi
Walk-through bersama KOC dan IT Lokal. Uji jalur rotasi (jalan dari Station 1→2→...→10 untuk cek waktu dan kejelasan jalur). Pastikan papan nama terlihat jelas. Laporkan kesiapan ke KOC.
Standar Tata Letak Station
📐
Tata letak meja harus konsisten di semua station untuk memudahkan kandidat. Berikut adalah standar default — sesuaikan dengan kebutuhan skenario spesifik bersama PJ Alba.
| Elemen | Posisi | Keterangan |
|---|---|---|
| Meja kerja kandidat | Tengah/depan ruang | Menghadap ke dalam, bukan ke pintu |
| Kursi kandidat | Di depan meja kerja | Duduk saat memulai, berdiri saat diperlukan |
| Meja alat/bahan | Samping meja kerja | Alat disiapkan PJ Alba, meja oleh Sarpras |
| Meja + kursi penguji | Sudut belakang/samping | Bisa mengamati kandidat tanpa mengganggu |
| Laptop CBS | Meja penguji | Koordinasi posisi dengan IT Lokal |
| Tempat PS (Pemeran Standar) | Meja/bed/kursi khusus | Sesuai skenario, koordinasi PJ Alba |
| Papan nama station | Pintu luar + dalam ruang | Nomor besar, terlihat dari koridor |
Prosedur Reset Antar Sesi
⏱️
Waktu Reset: 30–45 menit. PJ Sarpras harus memastikan semua ruang siap sebelum bel sesi berikutnya berbunyi. Koordinasikan dengan PJ Alba dan Petugas Kebersihan secara paralel.
SOP Reset Ruang (Per Station)
Kandidat Keluar (T+0)
Tunggu konfirmasi dari Petugas Ruang bahwa semua kandidat sudah keluar dari station. Jangan masuk sebelum konfirmasi.
Kebersihan Masuk (T+2 menit)
Koordinasikan Petugas Kebersihan masuk per station: buang sampah, lap meja, sanitasi area sentuh tinggi.
PJ Alba Reset Alat (T+2–12 menit)
PJ Alba dan laboran reset alat/bahan per station. Sarpras TIDAK ikut campur dalam penataan alat, hanya memastikan meja tersedia.
Cek Sarpras (T+12–20 menit)
Cek posisi meja-kursi (apakah bergeser?), papan nama terpasang, pencahayaan, AC/kipas nyala. Perbaiki jika ada yang bergeser.
Laporan Siap ke KOC (T+20–25 menit)
Setelah semua station dicek, lapor ke KOC via HT: "Sarpras lapor: [X] station siap, [Y] station belum (masalah: ...)."
Reset Karantina (Paralel)
Sambil station direset, koordinasikan reset ruang karantina: rapikan kursi, siapkan botol air minum baru, pasang kembali tanda KARANTINA AKTIF.
Pembagian Tim Reset
| Tim | Area Tanggung Jawab | Koordinasi |
|---|---|---|
| PJ Sarpras (utama) | Meja, kursi, tanda, pencahayaan, AC di semua station | KOC via HT Ch.3 |
| PJ Alba + Laboran | Alat dan bahan di tiap station | PJ Sarpras + KOC |
| Petugas Kebersihan | Sampah, kebersihan lantai, sanitasi | PJ Sarpras via HT Ch.3 |
| IT Lokal | Laptop CBS, timer, koneksi | IT Lokal via HT Ch.4 |
| Petugas Ruang | Reset karantina, ruang post-sesi | KOC via HT Ch.2 |
Jadwal PJ Sarpras Hari-H
⏰ 06.00 – 07.00
Hadir di lokasi. Cek kondisi semua ruang: AC menyala, pencahayaan cukup, furnitur pada posisi yang benar. Laporkan ke KOC jika ada masalah sebelum 07.00.
🔧 07.00 – 07.30
Final touch: pastikan papan nama station terpasang, jalur rotasi bebas hambatan, ruang karantina bersih. Koordinasi dengan IT Lokal dan PJ Alba bahwa semua siap.
📢 07.30
Laporan SIAP ke KOC: "Sarpras lapor: semua ruang siap untuk Sesi 1."
🔔 08.15 – 10.15
Sesi 1 berlangsung. Standby di luar area station. Siap merespon jika ada kebutuhan mendadak (kursi rusak, papan jatuh, dsb.).
♻️ 10.15 – 11.00
Reset ruang: koordinasi kebersihan, cek meja-kursi semua station. Siapkan karantina Sesi 2. Laporan siap ke KOC sebelum 11.00.
🔔 11.00 – 13.00
Sesi 2 berlangsung. Standby dan siap respon.
🍽 13.00 – 13.45
Istirahat makan siang. Delegasikan pengawasan area ke anggota tim. Jangan tinggalkan area tanpa delegasi.
♻️ 13.45 – 14.15
Reset untuk Sesi 3. Cek kondisi ruang setelah sesi pagi.
🏁 Akhir Hari
Setelah sesi terakhir: inventarisasi kondisi ruang, catat kerusakan/kekurangan, koordinasi penutupan ruang dengan pihak gedung. Laporan harian ke KOC.
Tata Letak & Denah
🗺️
Denah ruang yang telah disetujui KOC akan dibagikan saat briefing H-1. Halaman ini berisi prinsip-prinsip tata letak yang wajib diikuti PJ Sarpras dalam menyusun ruangan.
Prinsip Tata Letak OSCE
| Prinsip | Penerapan |
|---|---|
| Jalur Satu Arah | Rotasi kandidat searah: St.1→2→3→...→10→kembali ke St.1. Tidak boleh ada lalu lintas berlawanan. |
| Pemisahan Zona | Karantina, jalur rotasi, post-sesi harus terpisah secara fisik (ruang berbeda atau barrier fisik). |
| Visibilitas Nomor Station | Nomor station harus terlihat dari ≥3 meter di koridor (font besar, kontras tinggi). |
| Aksesibilitas | Pastikan ada akses untuk kandidat dengan kebutuhan khusus (kursi roda, dsb.) jika diperlukan. |
| Keamanan Jalur | Tidak ada kabel melintang di jalur rotasi. Tidak ada barang yang menghalangi pintu darurat. |
| Privasi Station | Antar station tidak bisa saling mendengar (jika dinding tipis, gunakan white noise/kipas). |
Label & Tanda yang Dipasang
| Label | Lokasi | Ukuran |
|---|---|---|
| STATION [1–10] | Pintu luar tiap station | A4 atau lebih besar |
| NOMOR STATION (besar) | Dinding dalam station, terlihat saat pintu terbuka | A3 atau lebih |
| KARANTINA AKTIF | Pintu ruang karantina | A4 |
| RUANG PENGUJI | Pintu ruang briefing penguji | A4 |
| POST-UJIAN | Pintu ruang post-sesi | A4 |
| DILARANG MASUK – UJIAN BERLANGSUNG | Koridor pintu masuk area station | A3 |
| ARAH ROTASI (panah) | Koridor setiap 5 meter | A5 |
| TOILET KANDIDAT / TOILET PENGUJI | Arah ke toilet | A5 |
Penanganan Masalah Sarpras
| Masalah | Tindakan PJ Sarpras | Eskalasi |
|---|---|---|
| AC/kipas mati di station | Buka jendela, siapkan kipas portabel cadangan. Laporkan ke tim teknis gedung. | KOC jika mengganggu sesi |
| Lampu mati di station | Siapkan lampu portabel/senter cadangan. Hubungi teknisi gedung segera. | KOC – pertimbangkan tunda sesi |
| Listrik padam | Aktifkan genset/UPS jika tersedia. Koordinasi IT Lokal untuk CBS. Lapor KOC. | KOC + IT Lokal segera |
| Kursi/meja rusak di station | Ganti dengan cadangan. Jika tidak ada cadangan, gunakan dari ruang tidak aktif. | KOC informasi |
| Papan nama station jatuh/hilang | Segera cetak/tulis ulang dan pasang kembali. Prioritas tinggi. | KOC jika terjadi saat ujian |
| Ruang tidak cukup untuk kandidat | Siapkan kursi tambahan dari gudang/ruang lain. Koordinasi dengan gedung. | KOC jika mempengaruhi jadwal |
| Toilet tersumbat/kotor | Pasang tanda "sedang diperbaiki", arahkan ke toilet lain. Hubungi petugas gedung. | KOC jika tidak ada alternatif |
| Kebocoran atau banjir | Evakuasi area, pasang tanda bahaya, lapor gedung dan KOC segera. | KOC + pimpinan gedung SEGERA |
Checklist Sarana Prasarana
Progress Checklist
0 dari 0 item selesai
📋 H-1 Setup
🌅 Pagi Hari-H (Sebelum Sesi 1)
♻️ Per Reset Sesi
🏁 Akhir Hari